A solução Google Apps para empresas é um pacote de produtos com os melhores aplicativos de mensagens e colaboração do Google, que incluem Gmail™, Google Talk, Google Agenda, Google Docs, Google Sites e Google Videos. Já deve ter experimentado muitos destes aplicativos usando a sua conta utilizador@gmail.com. Embora sejam semelhantes, estes aplicativos foram aprimorados para o Google Apps for Works e apresentam algumas diferenças importantes:

1. Google Apps para a sua empresa

Quando inscreve a sua empresa no Google Apps, utiliza o nome de domínio da sua empresa. Por isso, em vez de ter um endereço de e-mail utilizador@gmail.com, irá manter um endereço de e-mail corporativo, como utilizador@empresa.com. Um painel de controlo administrativo de TI integrado no Google Apps para a sua empresa permite a um administrador de TI gerir e controlar as contas de utilizadores existentes no domínio.

2. Recursos comerciais aprimorados

Embora os aplicativos gratuitos do Google estejam em constante actualização, são também adicionados regularmente recursos exclusivos aos aplicativos do Google Apps que são mais orientados a objectivos empresariais.

Seguem-se alguns exemplos do Google Apps dirigidos para a sua empresa que não estão disponíveis nos aplicativos gratuitos:

Controlos de acesso aprimorados: permitem que a sua empresa tenha controlo sobre a partilha e a transmissão das informações para fora do domínio.

Gmail: salva todas as informações corporativas com recursos aprimorados de lista de e-mails e maior limite de e-mails.

Google Sites: sabendo que a intranet e a documentação partilhada de uma empresa são essenciais para o sucesso, foi pensado para oferecer as cotas de armazenamento adequadas para atender às necessidades.

Google Agenda: permite a partilha de salas de conferência para agendamento ou outros recursos disponíveis no seu escritório.

Google Vídeos: permite partilhar vídeos internos com a sua empresa rapidamente, sem os custos e complexidade de muitos outros sistemas

Sim para os planos mensais Não para os planos anuais (apenas no fim do ciclo)

O Workspace é uma ferramenta colaborativa online, traduzindo-se na utilização da cloud na gestão, organização, funcionamento, monitorização, e configuração da estrutura do seu negócio.

O facto desta estrutura trabalhar na rede, permite-lhe que possa aceder à informação, em qualquer altura, local ou com qualquer aparelho electrónico.

A simplificação de processos que caracteriza os serviços Google, faz com que este produto seja intuitivo e fácil utilização, apesar da sua enorme complexidade técnica.

A Google fornece capacidades e compromissos contratuais aos clientes, concebidos especialmente para ajudar a cumprir os requisitos da proteção de dados da UE e das diretrizes fornecidas pelo Grupo de trabalho do Artigo 29.º

O Workspace oferece Cláusulas contratuais tipo da UE e uma Alteração ao Processamento de Dados.

Além disso, o Workspace foi avaliado como sendo adequado para ser utilizado de acordo com a secção "OFFICIAL (CONTEÚDOS OFICIAIS) (incluindo OFFICIAL – SENSITIVE [CONTEÚDOS OFICIAIS – INFORMAÇÕES CONFIDENCIAIS]) dos Princípios de Segurança na Nuvem do Governo do Reino Unido".

Vários serviços do Workspace estão ainda em conformidade com a Lei de Portabilidade e Responsabilidade dos Seguros de Saúde dos EUA (HIPAA).
Os clientes do Workspace que estão sujeitos à HIPAA e pretendam utilizar o Workspace com Informações de Saúde Protegidas (PHI), têm de assinar um Contrato de Associado Comercial (BAA) com a Google.

O Workspace para educação pode ser utilizado em conformidade com as leis e as regulamentações importantes para os estabelecimentos de ensino.

Encriptação de dados

Os principais dados de cliente que são carregados ou criados nos serviços do Workspace são encriptados enquanto inativos, conforme descrito neste artigo do Centro de Ajuda.

Esta encriptação é efetuada durante a escrita no disco, sem que seja necessária qualquer ação por parte do cliente. A Google encripta dados com chaves de encriptação distintas, mesmo se pertencerem ao mesmo cliente. Os dados são encriptados através da norma Advanced Encryption Standard (AES) de 128 bits ou mais forte.

A Google também encripta os dados principais do Workspace enquanto estes se encontram "em movimento", enquanto navegam pela Internet entre o cliente e a Google ou dentro da Google, de um centro de dados para outro. Estes dados entre a Google e os clientes são encriptados através de HTTPS com o protocolo forward secrecy.

Todas as contas Workspace deverão possuir, no mínimo, um administrador. Esta pessoa tem acesso à consola de administração presente em admin.google.com com vista à configuração e personalização da conta Workspace da sua empresa e todos os serviços associados. Acções como alteração de dados (email, nome, palavra-chave), configuração de permissões, estruturação de departamentos, acessos a relatórios de utilização, configuração de dispositivos móveis, deficinoções de regras de segurança, entre muitos outros parâmetros passíveis de serem configurados na conta Workspace.